شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، آیا شما هم با انبوهی از پروژه‌های ناتمام و متوقف مانده دست به گریبان هستید و نمی‌دانید چگونه و از چه راهی آنها را دوباره به جریان انداخته و به پایان برسانید؟ آیا نمی‌دانید به چه صورتی باید یک پروژه متوقف مانده را احیا کرد؟ به‌طور کلی مشکلات و موانع بسیاری وجود دارند که باعث کندی پیشرفت و یا توقف یک پروژه و موجب می‌شوند تا پروژه‌ها ناتمام رها شوند بنابراین با مدیریت درست شرایط می‌توان این مشکلات را برطرف کرد. خوشبختانه راه‌های آسان و ساده‌ای برای احیا و تکمیل پروژه‌های ناتمام وجود دارند که با کمک آنها می‌توان فعالیت‌های ناتمام را با موفقیت به پایان رساند و در اینجا توصیه‌های ده گانه‌ای برای به کاربستن این راه‌ها ارائه شده است:

1- هیجان ایجاد کنید
آیا تا کنون در شرکتی کار کرده‌اید که کارکنانش اهمیتی به ضرب‌الاجل‌ها و رعایت زمان‌بندی فعالیت‌ها نداشته باشند؟ واقعیت آن است که عدم توجه افراد به مولفه زمان و اهمیت و ضرورت‌های یک پروژه، مانعی جدی و تهدیدکننده برای اجرای موفقیت‌آمیز و اتمام به موقع پروژه‌ها محسوب می‌شود. پس مدیران نباید اجازه دهند که روحیه بی‌تفاوتی نسبت به پروژه‌ها و برنامه‌ها بر کارکنان مستولی شود و علاوه‌بر این باید شرایطی فراهم شود که در آن افراد به‌طور پیوسته بر اجرای درست و به موقع وظایف خود متمرکز باشند و این کار برای آنها به یک رسالت و عادت تبدیل شود.

2- از ابزار‌های مدیریت پروژه استفاده کنید
در برخی موارد پروژه‌ها به خاطر بی نظمی امور و عدم تعریف شفاف اهداف و مسائل دچار توقف می‌شوند. در چنین مواردی استفاده از نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران در مدیریت و کنترل ابعاد مختلف و پیچیده پروژه‌ها به‌ویژه پروژه‌های بزرگ کمک کرده و در نهایت نیز به پایان رسیدن موفقیت آمیز پروژه‌ها را تضمین کند.

3- میزان پیشرفت پروژه را به‌طور پیوسته کنترل کنید
آسان‌ترین راه برای نگه داشتن یک پروژه روی ریل حرکت و پیشرفت، کنترل مداوم و سنجش دقیق مراحل مختلف آن است که از طریق برقراری ارتباط مستمر با کلیه اعضای تیم اجراکننده پروژه امکان‌پذیر می‌شود. آگاهی دادن و ملزم ساختن پیوسته افراد به انجام وظایف محوله باعث می‌شود تا آنها عمل به وظایف خود را در کانون توجه و برنامه‌ریزی‌های روزمره خود قرار دهند. پر واضح است که اگر چنین نشود و خود مدیران برای اجرایی شدن درست و به موقع فعالیت‌ها حساس و پیگیر نباشند خیلی از کارها و فعالیت‌ها یا انجام نمی‌شود و یا ناقص و نیمه تمام خواهد ماند.

4- از مشارکت تمام اعضای تیم تان برای احیای پروژه‌های نیمه تمام استفاده کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای احیای پروژه‌ای که نیمه تمام رها شده است برگزاری یک جلسه هم اندیشی و مشکل گشایی با کلیه اعضای تیم و آگاهی یافتن از نظرات و پیشنهادهای آنهاست. این کار علاوه‌بر اینکه باعث افزایش و تنوع ایده‌ها و ابتکارات درون تیمی می‌شود موجب بیشتر شدن روحیه مشارکت و علاقه‌مندی اعضای تیم در فرآیند اجرای پروژه می‌شود. بنابراین پیش از هر اقدامی در جهت احیای فعالیت‌های نیمه تمام ترتیب جلسه‌ای با شرکت اعضای تیم تان را بدهید و از نظرات و پیشنهادهای آنها مطلع شوید.

5-موانع را شناسایی و برطرف کنید
سوال اساسی در مورد یک پروژه ناتمام این است که چه عواملی باعث ناتمام ماندن پروژه در گذشته شده‌اند و این موانع را چگونه باید مرتفع ساخت؟ بنابراین حتما باید زمان و انرژی قابل توجهی را برای شناسایی دقیق ریشه‌ها و مشکلات موجود بر سر راه اتمام موفق فعالیت‌ها صرف کرد و چه بهتر که این کار را خارج از چارچوب‌های دست و پاگیر بوروکراتیک انجام داد.

6-امکانات و منابع بیشتری را برای اتمام پروژه اختصاص دهید
اگر پس از بررسی‌های همه جانبه به این نتیجه رسیدید که عامل اصلی ناتمام ماندن پروژه شما کمبود منابع و امکانات بوده است حتما پیش از احیای آن برای فراهم آوردن امکانات و منابع کافی اقدام کنید و اگر نتوانستید این امر را محقق سازید اصلا به سراغ شروع مجدد پروژه نروید چرا که دوباره با توقف و کندی کار روبه‌رو خواهید شد.

7-مجموعه‌ای کامل و قوی از مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز را فراهم کنید
چنانچه پروژه‌ای به خاطر نبود تخصص‌های کافی و کامل به تعطیلی کشیده شده است پیش از شروع دوباره آن برای فراهم آوردن تیمی برخوردار از کلیه تخصص‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای اجرای موفق و مقتدرانه فعالیت‌ها اقدام کنید و اگر نتوانستید چنین تیمی را در درون سازمان تان ایجاد کنید یا از نیروهای خارج از سازمان کمک بگیرید یا اینکه بخشی از کار را برون‌سپاری کنید.

8-کارها را تا حد امکان ساده‌تر کنید
آیا پروژه ناتمام مانده شما به خاطر پیچیدگی‌های فراوان و سردرگمی افراد در مورد وظایف و مسوولیت‌های به پایان نرسیده است؟ اگر پاسختان به این پرسش مثبت است پس حتما باید در راستای ساده‌تر کردن فرآیند‌ها و کاستن از مراحل و پیچیدگی‌های کار اقدام کنید تا این اطمینان را به دست آورید که همه کارکنان و اعضای تیم دارای درک و شناخت درست و شفافی از شرح وظایف و مسوولیت‌های خود هستند و می‌توانند به تکمیل به موقع و مطلوب پروژه کمک کنند. همیشه به یاد داشته باشید که پروژه‌های بزرگ و پیچیده فقط هنگامی قابل مدیریت، کنترل و ارتباط هستند که به بخش‌های کوچک‌تر و قابل هضم‌تر تقسیم شوند.

9- مطمئن باشید که اهداف و برنامه‌ها به اندازه کافی شفاف و روشن هستند
جمله معروفی است که می‌گوید «برای کشتی بدون هدف و مقصد، هیچ بادی باد موافق نیست». واقعیت آن است که هیچ چیزی به اندازه سردرگمی و ابهام در مورد اهداف، برنامه‌ها، دیدگاه‌ها و نقش‌ها نمی‌تواند اجرای یک پروژه را مختل و ناتمام کند. پس در جهت شفاف سازی حداکثری گام‌های اساسی بردارید.

10- روش‌های جدیدی را به‌کار ببندید
شما نباید انتظار داشته باشید که با استفاده از همان روش‌های پیشین بتوانید پروژه ناتمام یا شکست خورده قبلی تان را این بار با موفقیت اجرا کنید. پس باید جور دیگر ببینید و عمل کنید و با تجدید ساختار و تغییر روش‌های ارتباطی و عملیاتی، کارها را به شکل دیگری انجام دهید تا به موفقیت و کامیابی حداکثری دست یابید.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره  3670